Időgazdálkodás – Így oszd szét a teendőidet!

Annyi, de annyi könyvet adtak már ki az időgazdálkodással kapcsolatban, hogy lassan Dunát lehet velük rekeszteni. Sőt, olyan vélemények is vannak, hogy az időgazdálkodás, a célok kitűzése teljességgel felesleges feladat, inkább egy nagyobb eszmét találj, amit életcélnak is nevezhetünk, és minden cselekedetedet ehhez az életcélhoz igazítsd. 

Time business concept.

A mi véleményünk mégis inkább az, hogy a napi teendők halmazát csak akkor tudod legyőzni, ha van a kezedben egy zsinórmérték. Igenis kell célokat kitűzni, és kategorizálni kell a feladatokat annak megfelelően, hogy beleillenek-e a célkitűzésbe vagy sem.

Mivel mi férfiak teljesítményorientáltak vagyunk, és emellett többnyire családfenntartók is, így az egyik alapvető cél a minél több pénz beszedése (és ez még akkor is igaz, ha alkalmazottként dolgozunk valahol: ki mondja, hogy nem lehet prémiumot, jutalmat kapni, vagy akár munka mellett valami saját vállalkozásba kezdeni?). Persze a “pénzt” behelyettesíthetjük más számunkra fontos céllal is.

A prioritás alapján négy csoportba sorolhatjuk a tevékenységeinket. Érdemes ezt elvégezni minden nap, és ennek megfelelően rendezni a napi munkát. Nézzük, mik ezek a prioritások!

  1. Azonnali teendők: ami pontosan beleillik a céljainkba, és amit nem érzünk időpocsékolásnak. Ha pénzt hoz (vagy teljesíti valamely más fontos célunkat), akkor hajrá!
  2. Delegálandó feladatok: amihez nem szükséges a te tudásod, vagy éppen amivel nem akarod elvenni az időt az 1. pontban foglalt teendőidtől. Még a mikrovállalkozásokban is lehet titkárnő, asszisztens, gyakornok, vagy valaki más, akire rábízhatod a munkát.
  3. Kuka: ha azt mondod, hogy ez a feladat nem visz közelebb a célodhoz és pénzt sem hoz, akkor szívfájdalom nélkül ejtsd az egészet.
  4. Elhalasztás: vannak olyan feladatok, amelyek nem időérzékenyek, még ha fontosak is, akkor nyugodtan tedd egy későbbi időpontra. Persze úgy, hogy ne legyen belőle értelmetlen halasztgatás.

A feladatok beosztása mellett fontos az időrablók kiszűrése vagy elkerülése. Ha te is az a típus vagy, aki bemegy a munkahelyére, nekiáll átnézni az e-mailjeit, aztán felmegy a Facebookra, LinkedIn-re és mire észreveszi, már itt is az ebédszünet – nos, ha ilyen vagy, akkor változtatnod kell.

A legjobb megoldás, bármilyen nehéz is megállni, hogy kitűzöl magadnak egy időintervallumot, mondjuk az ebéd utáni időszakot, amikor a szervezeted amúgy is az emésztéssel van elfoglalva, és elvonja az agyadtól a vért, és ebben a fél órában nézed át az e-mailjeidet, illetve ekkor mégy fel a Facebook és LinkedIn profilodra. Azért is jó ez a megoldás, mert ekkor még a nap közepén vagy: ha bármi halaszthatatlan futott volna be az e-mailek között, arra még van időd reagálni.

A másik időrabló az ügyfél. Persze, persze, egy jó vállalkozó az ügyfélből él. De nyilván te is tapasztaltad már, hogy vannak energiavámpírok, illetve olyan ügyfelek, akiknek az ügye, akármennyire is akarod, akármennyire is igyekszel, nem halad. Az ilyen ügyfél előbb vagy utóbb amúgy is elmegy. Tudom, a szükség nagy úr. Pénzre van szükség, és az ember ezért időnként engedményt tesz a logikus gondolkodás oltárán, azaz elvállalja azt is, amiről messziről látszik, hogy halott ügy. Ezzel együtt gondold végig, hogy az az energia, amit ebbe az ügyfélbe tettél, egy másik esetben mennyivel többet hozhatna. Szóval, ha azt érzed, hogy az illető, akinek az ügyében tevékenykedsz egy energiavámpír, vagy mintha szándékosan ellenszegülne a saját érdekeinek, amikről paradox módon te igyekszel őt meggyőzni, akkor nincs más megoldás a saját érdekedben, mint: lapát.

Szóval holnap reggel, amikor bemégy az irodába, készítas egy listát a teendőkről, és szívbaj nélkül szórd ki, ami csak időpocsékolás.

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s