Időgazdálkodás 4.

Ma befejezzük az időgazdálkodással kapcsolatos sorozatunkat, persze ezt követően sem maradtok az idő beosztásáról szóló hasznos tanácsok nélkül. De a www.lifehack.org cikkét ezennel feldolgozzuk (természetesen a magunk módján, ahogyan eddig is, hozzá adva a saját tapasztalatainkat is). Akkor nézzük!

lifehack_timemanager

16. Delegálás.  Igen, tudom, Te is úgy gondolod, nélküled nem forogna a Föld, a munkahelyen megállna az élet, és amúgy is, semmi sem működne áldásos tevékenységed nélkül. Erre írta azt Harvey Mackay valahol, hogy ha nélkülözhetetlennek hiszed magad, akkor vegyél elő egy lavor vizet, dugd bele az ujjad, és nézd meg, marad-e lyuk, ha kihúzod onnan. Szóval… Te sem tudsz mindent elvégezni. És lehetnek olyan feladatok, amiket más jobban csinál. Továbbá, ha a korábbiakat figyelmesen elolvastad, akkor már tudsz különbséget tenni nem fontos, fontos és legfontosabb feladatok között. Nos, a nem fontos feladatokat, illetőleg azokat, amiket esetleg más is el tud (Uram bocsá’ jobban el tud) végezni, add ki másoknak. Nyilván meg kell gondolnod, ez milyen hatással van a munkahelyi presztízsedre, és hasonlók, de azért érdemes megfontolni.

17. Kezeld együtt a hasonló feladatokat! Nyilván a Te munkádban csoportosítani lehet a teendőket. Általában elkülönült típusok az írásbeli feladatok, a megbeszélések, a telefonhívások, az e-mailek megnézése, a pénzügyek rendezése, a posta áttekintése és a többi, és a többi. Az ipari termelés egyik előfutára az volt valaha, hogy feltalálták az ún. manufaktúrákat. Hogy jön ez ide? A manufaktúrában egy-egy dolgozó mindig ugyanazt a részfeladatot hajtotta végre. Így abban profi lett, gyorsan tudta intézni, hiszen a rutinmozdulatokat ismerte, mindig ugyanazok voltak. Lassabban haladtak volna, ha pl. egy kisasztalt teljes egészében össze kell raknia mindegyiküknek. Úgy azonban, hogy az egyik pl. csak a lábakat erősítette fel, gyorsabban haladtak. Ha leülsz, és Te is egyszerre csak egy típusú munkát végzel, sokkal hatékonyabb leszel, mintha össze-vissza tevékenykednél. Jó, persze, a változatosság gyönyörködtet, de Te hatékonyan dolgozni akarsz, vagy gyö9nyörűen akarsz kinézni munka közben? Érdemes tehát pl. az e-mailek átnézését egyszerre tenni, nem minden pillanatban kattintgatni a levelezőprogramra, hogy jött-e még valami. Mondjuk reggel, munka elején, azután délben, ebéd után, és esetleg a munka végén. Vagy a telefonhívásokat, amiket el kell végezned, bonyolítsd le egymás után. Meglátod, felgyorsul ezzel is a tempó!

18. Nyírd ki az időrablókat! Naponta hányszor kattintassz a Facebook vagy a Twitter oldaladra? Ha valami manó számolná ezeket, meglepődnél, milyen nagy számok tudnak kijönni. Ha dolgozol, akkor dolgozz, ne a Facebookon lógj! Persze, csak megnézed, Gizike milyen képet tett fel a lánya esküvőjéről, írsz két poénos megjegyzést a Lajos horgászversenyes eseményéhez, vagy elolvasod a HVG cikkét. Persze. De ezeket megteheted ebédszünetben is. Vagy munka előtt/után. Nem, Te dolgozni akarsz, a saját előmeneteleden fáradozni, azon, hogy minél többet keress, és jobban élj! Tehát? Tüntesd el a böngésződ gyorslinkjei közül ezeket a tételeket. Igen, mindet. A Facebookot, a Twittert, a Tumblrt és a többi időrablót! Be tudod írni szükség esetén a saját kis kezeiddel is, hogy “www.facebook.com”, de ha ezt kell tenned, akkor inkább meggondolod, hogy most ezzel fáradj-e, mint ha egyetlen kattintással eléred a tiltott gyümölcsöt. A böngésződbe inkább tegyél a munkádhoz kapcsolódó, hasznos gyorslinkeket. Csak pár példa: az MNB deviza árfolyamai, jogszabály gyűjtemények, adózással kapcsolatos kalkulátorok, a bankod oldala stb.

19. Kapcsolj ki, amikor szükséged van rá! Az egyik legfontosabb ok, ami miatt a dolgok túlfolyhatnak rajtunk az, hogy félünk kikapcsolni, amikor pedig már meg kell tennünk. Ne félj attól, ha rövid szünetet iktatsz be egy megbeszélésbe, vagy munka közben úgy döntessz, hogy most abbahagyod egy kicsit, és kikapcsolódsz. Ha nem iktatsz be pihenőket, akkor azon veszed észre magad, hogy egyre túlhajszoltabb leszel, a dolgok összefolynak, és hibák lépnek fel. Szóval ne habozz, inkább igyál egy kávét, vagy menj el ebédelni. Aztán majd folytatod!

20. Tervezz átmeneti időt két feladat között! Egyrészt tapasztalat, hogy a dolgoknak sohasem akkor van végük, amikor mi azt úgy tervezzük. A korábbi tanácsainkkal hozzávetőleg pontosan ki lehet számítani, mikor mire mennyi idő kell, de azért erre sohase vegyünk mérget. És nem kell annál stresszesebb dolog, mint amikor még mindig az egyik munkában vagy benne, miközben a tegnap esti terved szerint már egy másikat kellene végezned… Ezért kell egy kis buffert hagyni két tevékenység között. Másrészt ez arra is jó, hogy ne csak természetben, de gondolatban is lezárd azt a feladatot, amit már magad mögött hagytál, és nekiálljon az elméd foglalkozni a következővel. Ez a fajta ráhangolódás is segíthet abban, hogy hatékonyabban végezd el a soron következő feladatot.

A végére értünk a tanácsoknak. Ha átrágtad magad mindegyiken, és elgondolkodtál rajtuk, akkor bízom benne, hogy sikerül gyorsabbá, hatékonyabbá tenni az életedet és a munkádat, és kevesebbszer fogsz felsóhajtani, hogy “erre már megint nincs időm”…

Ugye?

Hozzászólás