Időgazdálkodási tippek 1. rész

Az idő, na abból sosincs elég. Ezt mindannyian tudjuk. Egy nap 24 órából áll, akár tetszik, akár nem. Megpróbáhatjuk feszegetni a határokat, de annak csak az lesz a vége, hogy kialvatlanok leszünk. Mert bizony a napi 7-8 órát meg kell aludni.

Egyet tehetünk: megpróbáljuk hatékonyabban felhasználni azt az időt, amit napközben a munkával, vagy a vállalkozásunkkal töltünk. Ne gondold, hogy ez olyan egyszerű, hiszen egész tudományág fejlődött ki anak a vizsgálatára, hogyan is kell az idővel gazdálkodni. Rengeteg elmés mondás született erről, és bizony a legtöbben egyszerűen képtelenek vagyunk arra, hogy úgy osszuk be a napunkat, hogy mindenre fussa.

A következőkben 20 tippet osztunk meg veled, amikkel talán valamennyire segíthetünk a kínzó időhiányon. Kivéve persze, ha nincs időd elolvasni… 🙂

1. Készíts tervet minden egyes napra! Keretek nélkül egyszerűen elfolynak az órák, a napok. Muszáj meghatároznod, hogy mi az, amit egy adott napon el akarsz végezni. Ennek persze vannak trükkjei. Egyrészt nem lehetsz túl mohó. Ha fogod, és csak halmozod a tennivalókat egy napon, akkor annak óhatatlanul az a vége, hogy nem végzel velük, és jön egy kellemetlen kis frusztráció. Aztán átütemezed másnapra az egészet, vagy a nagyobbik részét, és így haladsz a dolgaiddal egész héten. Mire észreveszed, eltelt egy hét, és te nem csináltál meg szinte semmit abból, amit elterveztél. A másik véglet, hogy szinte semmit sem tervezel be, aztán élsz, mint Marci hevesen, hogy milyen remekül elintézted az aznapi semmit. Valahol középen kell megtalálni az egyensúlyt. A terv azért is jó, mert onnantól kezdve a tudatalattid óhatatlanul azzal foglalkozik, amit aznapra kiterveltél, és felkészül a végrehajtásra.

2. Tűzz ki határidőt minden feladathoz! Határidő nélkül nem feladat egy feladat. Nyilván azért írtad be az adott dolgot a naptáradba, mert el akarod végezni. Viszont ha tök mindegy, mikor végzed el, akkor az adott feladat biztosan nem segíti elő a munkádat, az előrejutásodat. Mert azért akarsz elvégezni valamit, mert az fontos számodra, mert előrevisz, mert ha elvégezted, elégedett leszel. Na, akkor tegyél hozzá szépen egy határidőt is, mikorra kell megcsinálnod az adott dolgot. Különben parttalanná válik az egész, nincs semmi, ami motiválna téged. A határidők kialakításához használhatod a régi, jól bevált osztályozását a feladatoknak. Mert milyen feladatok lehetnek? a.) Sürgős és fontos, b.) sürgős, de nem fontos, c.) fontos, de nem sürgős, végül d.) nem fontos és nem sürgős. Ha beosztod a feladataidat ebbe a négy kategóriába, szinte adja magát, melyikkel mikorr kell végezni. (A nem fontos és nem sürgős feladatokat szerintem iktasd nyugodtan a kukába. Úgysem lesz rájuk időd…)

3. Használj naptárat! Lehet a legjobb a memóriád, mint amilyen Pataky fejszámolóművésznek volt, akkor sem fogod tudni megjegyezni az összes találkozódat, feladatodat, betervezett megbeszélésedet. Használd a naptáradat! A Google-nek van erre egy remek alkalmazása, amit bárhol, interneten keresztül is frissíthetsz, akár Apple, akár Androidos, vagy Windows Mobile telefonodon is, így mindig képben leszel. Arról nem beszélve, ha van titkárnőd vagy kollégád, akinek fontos, hogy tudja, mikor merre kóricálsz, akkor ő is menedzselni tudja az időbeosztásodat. De egy jó tanács: ha a titkárnőd írogatja be a megbeszéléseidet, akkor feltétlenül hagyj magadnak kiskapukat, pl, olyasmit, hogy “Találkozó önmagammal”, különben a titkárnőd túlbuzgósága ahhoz vezet, hogy teljesen kifáradsz a nap végére.

4. Használj szervezőprogramot! Remek cuccok vannak ezekből a piacon, igaz a többségük nem ingyenes, sőt egyik-másiknak eléggé borsos az ára. Hogy miért kell az organizer? Amint lesz egy neked, azonnal imádni fogod! Ebben aztán megjelölhetsz mindent a fentiek szerint, mi fontos, mi nem fontos, mi mihez kapcsolódik, melyik megbeszéléshez kit kell értesíteni, milyen háttéranyagok tartoznak hozzá, és még ezernyi beállítással zsonglőrködhetsz. Nekem például bevált az OmniFocus , és a Miramem is (ez utóbbi tud magyarul), nem annyira jött be a Curio, de ez legalább cserébe piszok drága… Vannak egyszerűbb verziók is, az inkább naplóra emlékeztető Opus Domini például, amivel azért szintén tudsz tervezgetni, ha nem is olyan professzionális módon, mint az OmniFocus-szal vagy a Miramem-mel. Nézegesd meg ezeket, és válassz egyet! Onnantól minden este tervezgetni fogsz 🙂

5. Ismerd a határidőidet! Úgy tűnik, mintha ez is a határidő tűzésre vonatkozó tanács lenne. Pedig nem. Vannak tőled független határidők, amikhez kénytelen vagy alkalmazkodni. A munkahelyen például egy megbeszélés, amire fel kell készülnöd, a vállalkozásodban mondjuk az adóbevallások határideje, de ha esetleg ügyvéd vagy, akkor egy pertárgyalás, amit nem fognak a kedvedért elhalasztani, csak azért, mert nem készültél fel rá. Ezeket a tőled független határidőket be kell építened a napi tervedbe, fel kell írnod a naptáradba, és alkalmazkodnod kell hozzájuk. De! Vigyázz, és próbáld meg elérni, hogy ne ezek a tőled független határidők irányítsák az életedet. Mert akkor nem vállalkozó vagy, nem is dolgozó, hanem rabszolga. Kellenek ilyen határidők, persze, senki sem lebeg légüres térben, de ne vegyék át feletted az irányítást!

Egyelőre ennyit az időgazdálkodási tippjeinkből, hamarosan folytatjuk!

Hozzászólás